آموزش تصویری نرم افزار Excel به صورت مرحله به مرحله از مقدماتی تا پیشرفته همراه با مثال های کاربردی در بخش آموزش سایت آسارایان

آموزش چرخش متن در سلول اکسل (کوتاه و کاربردی)

اکسل بر خلاف برنامه های دیگر شرکت مایکروسافت دارای ویژگی های منحصر به فردی می باشد .البته هر برنامه ای دارای یکسری ویژگی بوده و کاربردش با دیگر نرم افزارها متفاوت می باشد . اگر به تصویر دقت کنید متن به صورت مورب نوشته شده است . این قابلیت بیشتر برای مرتب کردن ، متمایز کردن سطر از ستون یا مشخص بودن یک سلول کاربرد دارد . با مورب نوشتن سلول بیشتر در معرض دید قرار می گیرد و خوانا تر است . در ادامه روش انجام اینکار توضیح داده می شود . 

تعیین ناحیه چاپ در اکسل (کوتاه و کاربردی)

در بعضی از مواقع نیاز دارید فقط از یک قسمت خاص پرینت بگیرید . در نرم افزارهای ویرایشی مثل ورد این امکان وجود ندارد و حتما باید از طریق صفحه بندی اینکار را انجام بدهید . یعنی هنگام پرینت مشخص کنید صفحه 1 یا فلان صفحه مشخص شده پرینت گرفته شود . در اکسل موضوع کاملا متفاوت است . بدلیل نداشتن صفحه بندی شما می توانید خودتان یک منطقه را برای چاپ تعیین کنید . یا در هنگام پرینت گرفتن با استفاده از تنظیماتی که اکسل در اختیار شما قرار میدهد از یکسری از جداول ، سلول ها ، سطر یا ستون پرینت بگیرید .

چگونه مقادیر بین ردیف و ستون های اکسل را بدون تایپ جابجا کنیم ؟

در برنامه Word این امکان وجود دارد که به راحتی یک متن تایپ شده را با یک سطر و ستون دیگر جابجا کنید اما اگر بخواهید مقادیر وارد شده در سلول های جدول اکسل را بدون تغییر جابجا کنید چه کاری باید انجام بدهید ؟ اجازه بدهید با یک مثال این توضیحات را قابل درک کنم.  فرض کنید در یک سلول شماره تماس و در سلول دیگر آدرس را وارد کرده باشید . حال آدرس ها اشتباه وارد شده و مقادیر سلول آن به یک ردیف بالا یا پایین جدول باید انتقال پیدا کند . ساده ترین راهی که به نظر شما میرسد کپی دوباره متن یا استفاده از کلیدهای Ctrl + C و Ctrl+V می باشد . اما روش ساده تری نیز در برنامه وجود دارد که بعنوان یک ترفند مورد استفاده قرار می گیرد . در ادامه این روش را توضیح میدهم . 

فیلتر کردن اطلاعات در اکسل با استفاده از دستور Contains

حتما برای شما هم پیش آمده باشد که در یک فایل اکسل چند هزار یا شاید کمتر رکورد اطلاعات داشته باشید . اگر بخواهید اطلاعاتی از دورن فایلتان پیدا کنید باید از فیلتر استفاده کنید . اما در بعضی از مواقع باید یکسری از اطلاعات را که باهم مرتبط هستند جستجو کنید . مثلا کتابهای با موضوع "فلسفه" که توسط یک نویسنده خاص نوشته شده است . البته من بر فرض مثال گفتم ولی با استفاده از Contains می توانید دو شرط هنگام جستجو اعمال کنید تا نتایج دقیق تر نمایش داده شود . در ادامه روش انجام اینکار توضیح داده می شود . 

هک کردن PivotTable ها (جدول های لولایی)

Excel-iconیکی از قدرتمند ترین ویژگی ها و جذابیت های Excel، بدون شک PivotTable ها (PivotTables) یا جدول های لولایی هستند، اگرچه بیشتر افراد هیچ اطلاعی از آن ندارند. در حقیقت PivotTable ها اطلاعات و داده هایگوناگون موجود در Microsoft Excel یا هر نوع پایگاه داده های (database) سازگار (compatible) دیگر را جدا کرده و نمایش می دهند. کاربرد وسیع PivotTable ها در بیرون آوردن اطلاعات آماری مشخص از داده های سطری است. شما می توانید حوزه ها و موارد مختلفی را در یک PivotTableنمایش داده تا داده های آن را از جهت های مختلف بررسی و مشاهده کنید.


داده های سطری برای یک PivotTable باید در فرمت یک جدول کلاسیک قرار گرفته باشند. ستون 1 جدول باید به عنوان ها اختصاص داده شده باشد و داده های مربوطه باید بدون هیچ فاصله ای در زیر این سطر قرار گرفته باشند. داده ها نباید شامل سطر یا ستون های خالی باشند. اگر نمی خواهید از PivotTableها استفاده کنید، باز هم بهتر است داده ها را در این فرمت قرار دهید تا امکان استفاده از PivotTable ها به کاربران دیگری که می خواهند داده های شما را آنالیز کنند، داده شود.

جلوگیری از ایجاد قسمت های خالی/نا پیدا در یک جدول

Excel-iconشما می توانید به راحتی و با دستکاری ویژگی Data Validation در برنامه ی Excel، از وجود نداشتن خانه های خالی در لیست خود، مطمئن شوید.
به کمک Data Validation، می توانیم از وجود نداشتن خانه های خالی/نا پیدا مطمئن شویم. برای مثال، از یک جدول ساده با دو ستون استفاده می کنیم. فرض کنیم یک عنوان نام ها (Names) در A1 و دپارتمان (Department) در B1 داریم. در زیر این عنوان ها، از کاربران می خواهید نام افراد و دپارتمان مربوط به آن ها را پُر کرده و هیچ خانه ای خالی نماند (اگر می خواهید با جدولی با خانه های خالی که لازم است پر شوند شروع کنید، به قسمت «پر کردن تمام خانه های خالی» مراجعه کنید.


ابتدا A3:B100 را انتخاب و مطمئن شوید که انتخاب شما از خانه ی A3 شروع شده باشد. اکنون مسیر Data → Data Tools → Data Validation (برای نسخه های قبل از 2007، با استفاده از مسیر Data → Validation) را دنبال کرده و Custom را از Allow انتخاب کنید. سپس فرمول زیر را در قسمت Formula وارد کنید:

اضافه کردن مراحل Undo برای Excel

Excel-iconهمه ی ما با ویژگی بسیار جالب برگرداندن یا Undoبرنامه ی Excelآشنا هستیم. این ویژگی به کاربر اجازه می دهد که کارهای قبلی را برگردانده یا در صورت انجام هر عمل اشتباه، به سادگی آن را اصلاح کند. متاسفانه، مراحل انجام Undo به صورت پیش فرض، 16 مورد است. با استفاده از روش (هک کردن) توضیح داده شده در این قسمت، می توانید با تغیر registry، تا 100 مرحله Undo را انجام دهید.


در زمان استفاده از ویژگی Undo در برنامه ی Excel، و زمانی که نیاز به برگرداندن بیش از 16 عمل انجام شده داریم، برگرداندن آخر به عنوان مرحله ی 17 اُم در نظر گرفته شده و به همین ترتیب ادامه پیدا می کند. همچنین بعد از ذخیره (Save) کردن، امکان برگرداندن وجود ندارد.

ایجاد فرمت های عددی مورد نظر (دلخواه) اکسل

Excel-iconبرنامه ی Excel دارای فرمت های عددی متعددی است اما شرایطی وجود دارند که مجبور به استفاده از فرمت هایی خارج از فرمت های استاندارد برنامه می شوید. در این قسمت راهی به شما نشان داده می شود که با استفاده از آن می توانید فرمت های مورد نظر خود را ایجاد کنید.
قبل از به کار بردن این هک (روش) بهتر است بببینیم که فرمت های خانه در Excel چگونه در نظر گرفته می شوند. برنامه ی Excel، یک فرمت خانه را به عنوان داشتن این چهار بخش (از چپ به راست) در نظر می گیرد: اعداد مثبت، اعداد منفی، مقادیر صفر و مقادیر متن. هر بخش با یک نقطه و ویرگول (;) جدا شده است.
وقتی یک فرمت دلخواه عددی را ایجاد می کنید، لزومی ندارد هر چهار بخش را مشخص کنید. به عبارت دیگر، اگر فقط دو بخش را مشخص کنید، بخش اول برای اعداد مثبت و مقادیر صفر و بخش دوم برای اعداد منفی در نظر گرفته می شود. اگر فقط یک بخش را مشخص کنید، تمامی بخش های عددی از همان یک بخش پیروی می کنند. مقادیر متن تنها زمانی تغییر می کند که هر چهار بخش را مشخص کرده باشید؛ بخش متنی از آخرین قسمت استفاده می کند.

مرتب (Sort) کردن با بیش از سه ستون در اکسل

Excel-iconویژگی مرتب (sort) کردن در برنامه Excel این محدودیت را دارد که اجازه مشخص کردن بیش از سه داده برای مرتب کردن (سورت کردن) را نمی دهد. در بیشتر موارد همین سه داده کافیست اما شرایطی پیش می آید که امکان مرتب کردن با بیش از سه داده بسیار مفید خواهد بود. در این قسمت راهی برای دور زدن این محدودیت به شما نشان داده می شود.
برای این مثال، فرض می کنیم داده های مرتبطی در ستون های A، B، C، D و E داریم و می خواهیم آن ها را ابتدا بر طبق ستون A، سپس B، سپس C، سپس D و پس از آن E مرتب کنیم. برای انجام این کار، لازم است امکان سورت کردن وارونه (Backward) را داشته باشیم. به عبارت دیگر، ابتدا بر طبق آخرین مورد سورت کرده و سپس به ترتیب تا اولین داده سورت می کنیم.
ستون های A تا E را انتخاب کرده و سپس مسیرData → Sortرا دنبال کنید. سورت کردن را با این ترتیب مشخص کنید که ابتدا ستون C، پس از آن D و سپس E مرتب شوند. روی sort کلیک کنید. اکنون ستون های A تا E را انتخاب کرده و مسیر Data → Sort را دنبال کنید. این بار ابتدا ستون A و سپس ستون B را مرتب کنید. روی Sort کلیک کرده و پس از آن همه چیز مرتب می شود. با این کار برنامه Excel به جای سه مورد داده، مرتب کردن را با پنج مورد داده انجام می دهد.

تنظیم دلخواه توضیحات خانه در اکسل

Cell Comments Excel-icon به شما این امکان را می دهد که معادل الکترونیکی یک یادداشت (sticky note) را در هر خانه دلخواه قرار دهید. اگرچه افراد زیادی از توضیحات خانه استفاده می کنند اما تعداد کمی از آن ها می دانند که می توان این توضیحات را به دلخواه تنظیم کرد.
وقتی با دنبال کردن مسیر Review → Comments → New Comment(و در نسخه های قبل از 2007، Insert → Comment) یک توضیح را برای یک خانه وارد می کنید، برنامه یExcelبا توجه به پیش فرض های خود، یک نام کاربری (username) برای PC مورد استفاده وارد می کند. می توانید این پیش فرض را با دنبال کردن مسیرOffice button → Excel Options → Popular(و در نسخه های قبل از 2007، Tools → Options → General و همچنین در Mac با دنبال کردن مسیر Excel → Preferences → General) تغییر دهید.نام کاربری در قسمت پایین dialog boxنشان داده خواهد شد.


اگرچه اطلاعات (Cmments) یک راه ساده برای دادن اطلاعات مختصر و مفید به خود یا دیگر کاربران است، می توان آن را به دلخواه تنظیم کرد تا نشان دهنده هرچه بهتر منظور شما باشد.

بازیابی اطلاعات یک فایل (Workbook) خراب شده در اکسل

Excel-iconخراب شدن فایل ها می تواند به معنی از دست دادن اطلاعات حیاتی باشد. در این قسمت، هک کردن هایی را بیان می کنیم که می توانند به عنوان روش های بازیابی اطلاعات به کار برده شوند.

خراب شدن فایل های Excel چندان عجیب نیست و هر کدام از ما چندین بار با آن روبرو شده ایم. در شرایطی که اطلاعات موجود در فایل مورد نظر برای شما حیاتی بوده و هیچ Backup دیگری از آن ندارید، بازیابی اطلاعات بسیار اهمیت پیدا می کند. همیشه یک Backup یانسخه پشتیبان از فایل خود تهیه کنید. این احتمال وجود دارد که درست قبل از برنامه زمان بندی شده برای پشتیبان گیری، فایل مورد نظر خراب شود. برای اینکه بیشتر از قبل امیدوار باشید، بهتر است بدانید در برخی موارد امکان باز کردن فایل مورد نظر و انجام بعضی تغییرات روی آن وجود دارد.

اگر فایل خراب شده باز می شود
اگر فایل مورد نظر باز می شود، قبل از هر کاری یک کُپی از آن را ذخیره کنید. اگر یک کپی از فایل را داشته باشید، امکان استفاده از روش ها و برنامه های مناسب و حرفه ای برای بازیابی وجود دارد.
اکنون، اگر از آخرین نسخه ی Excel استفاده نمی کنید، فایل مورد نظر را با یک نسخه ی جدید تر Excel باز کرده و دوباره آن را ذخیره کنید.

جلوگیری از اضافه کردن صفحه های (Worksheets) جدید اکسل

Excel-iconدر Excelقابلیت هایی وجود دارند که امکان انجام تغییراتی مانند حذف یا اضافه کردن صفحه ها (worksheets)، تغییر دادن نام یا ترتیب آن ها و غیره را از کاربران می گیرد. شاید شما تنها بخواهید امکان اضافه کردن صفحه های جدید را از کاربر بگیرید. با استفاده از کد زیر می توانید این کار را انجام دهید.
 Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)
 Application.DisplayAlerts = False
 MsgBox «Sorry, you cannot add any more sheets to this workbook», _
 vbInformation
Sh.Delete
 Application.DisplayAlerts = True
End Sub
این کد به محض ایجاد یک صفحه جدید توسط کاربر ابتدا پیغامی را نمایش داده و سپس صفحه جدید را حذف می کند. عبارت Application.DisplayAlerts = False باعث می شود که هشدار استاندارد Excel که تایید کاربر را برای حذف یک صفحه می خواهد، نمایش داده نشود. به این ترتیب، کاربر ها نمی توانند صفحه جدیدی ایجاد کنند.

جلوگیری از چاپ کردن (پرینت) یک فایل (Workbook) در اکسل

Excel-iconشاید بخواهید امکان چاپ کردن فایل Excel را از کاربران بگیرید. برای این کار می توان از رویداد قبل از چاپ (Before Print) در برنامهExcel  استفاده کرد. مانند قبل، کُد زیر را در VBE وارد کنید:
 Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Cancel = True
MsgBox «Sorry, you cannot Print from this workbook», vbInformation
End Sub
بعد از وارد کردن کد و برای برگشتن به فایل اصلی، روی آیکون Excel کلیک کرده یا Alt+Q را فشار دهید و تغییرات را ذخیره کنید. از این به بعد کسی نمی تواند از فایل شما پرینت بگیرد. خط MsgBox در این کد، اختیاری است اما همیشه یک ایده ی خوب به حساب می آید چون به کاربر اطلاع می دهد که امکان چاپ کردن فایل وجود ندارد.

ترفندهای Excel - بخش اول

to unlockجلوگیری از ایجاد تغییرات توسط کاربر
اگرچه برنامه Excel یک حفاظت کلی برای فایل ها (workbooks) و برگه های داخل فایل ها (worksheets) را ایجاد کرده، اما این حفاظت جزئی نمی تواند محدودیت های مشخصی را برای کاربران مشخص کند مگر اینکه تغییراتی (هک هایی) در آن ایجاد کنید.


شما می توانید کارهایی که کاربران روی فایل هایتان انجام می دهند را به وسیله بازبینی و ایجاد واکنش به رویداد ها(events) ، مدیریت کنید.رویداد ها، همانطور که از معنی آن مشخص است، اتفاق هایی است که در زمان کار با فایل ها و برگه های فایل های Excel، ذخیره کردن و بستن آن ها می افتد. شما می توانید شرایطی را به وجود بیاورید که برنامه ی Excel در زمانی که اتفاق افتاد هر کدام از این رویداد ها، یک یا چند کد ویژوآل بیسیک (Visual Basic یا به طور مختصر VB) را به صورت خودکار اجرا کند.

مشترک این خوارک خبری شوید

آخرین مطالب آموزشی

«
  • 1
  • 2
  • 3
»
تک وب دیزاین-قالب فارسی جوملا